Fakturace a doklady
Z vyúčtování pobytu vystavíte fakturu s vlastní číselnou řadou a pod správným právním subjektem. Vhodné pro správce více objektů i majitele s účetní nebo recepcí.
Od vyúčtování k faktuře
1 · Nastavte subjekt
Firma nebo OSVČ, DIČ, číslo účtu a logo — vše v nastavení. Můžete mít i více subjektů.
2 · Vyúčtování pobytu
Nočlehy, místní poplatek a objednané služby se sečtou do podkladu pro doklad.
3 · Vystavte fakturu
Z vyúčtování vznikne faktura ve vaší vlastní číselné řadě, s DPH i bez.
4 · Role pro tým
Správce, recepční nebo účetní — každý vidí jen to, co potřebuje.
Záloha a doplatek
Typický scénář: host zaplatí zálohu hned po rezervaci a doplatek před příjezdem. Takhle ho v Pobytníku projdete od začátku do konce.
0 · Předpoklady
Máte napojené účetnictví (Nastavení) a hosta s vyplněnými fakturačními údaji v knize hostů — jméno, e-mail a adresu. Pokud chcete fakturovat po částech, nechte si vypnout automatické fakturování celého vyúčtování, jinak se potvrzením vyúčtování vystaví faktura na celou částku. Zapnutí a vypnutí zatím vyřídí podpora, samoobslužné nastavení připravujeme.
1 · Zkontrolujte a potvrďte vyúčtování
Na kartě pobytu projděte blok Vyúčtování: noclehy, doplňky, slevy i místní poplatek. Když vše sedí, vyúčtování potvrďte. Potvrzením se částky zamknou jako podklad pro doklady — teprve potvrzené vyúčtování jde fakturovat.
2 · Vystavte zálohovou fakturu
V boxu Faktury k vyúčtování zvolte odběratele: Host (předvyplní se z knihy hostů) nebo Jiný subjekt, třeba zaměstnavatel či FKSP. Zadejte částku zálohy, například polovinu ceny, a popis jako „Záloha na pobyt". Systém hlídá zbývající částku, takže součet faktur nikdy nepřesáhne cenu pobytu. Faktura vznikne ve vašem účetnictví s variabilním symbolem pobytu a odtud ji pošlete hostovi. Platební údaje s QR kódem má host nezávisle na faktuře i na své platební stránce v portálu.
3 · Doplatek před příjezdem
Před příjezdem vystavíte stejným postupem druhou fakturu na zbytek. Box ukazuje, kolik zbývá k úhradě, takže se nemusíte nic dopočítávat. Automatický předpis zálohy a doplatku podle pravidel objektu připravujeme — pak tento krok odpadne úplně.
4 · Rekreační poplatek zvlášť
Místní poplatek na faktuře záměrně není — vybíráte ho pro obec, není to vaše tržba. Host ho vidí v úplném vyúčtování pobytu a na vyžádání k němu vystavíte samostatné potvrzení o zaplacení s vlastní číselnou řadou.
Párování plateb z e-mailu
V Nastavení zapnete přepínač Párovat platby z e-mailu a systém vám vygeneruje unikátní adresu. Tu vložíte ve svém internetovém bankovnictví do zasílání avíz o příchozích platbách — žádné heslo ke schránce, žádná vlastní doména. Došlé platby se pak samy spárují podle variabilního symbolu s vystavenými doklady, upomínky po splatnosti odcházejí automaticky každý pracovní den a u faktury z celého vyúčtování se stav úhrady propíše i na kartu pobytu jako zaplaceno a zbývá. U dílčích a zálohových faktur zatím stav úhrady sledujete v účetnictví, propsání na kartu pobytu připravujeme.
Co se hodí vědět
Více subjektů a objektů
Spravujte několik firem nebo objektů pod jedním přihlášením — každý s vlastní fakturací.
Vlastní číselné řady
Nastavte si formát číslování (2024/001, FA24-001…), ať doklady navazují na vaši evidenci.
DPH dle registrace
Vystavujte faktury s DPH i bez — podle toho, zda jste plátce.
Doporučený postup
Začněte jedním subjektem
Nastavte fakturační údaje a číselnou řadu pro hlavní subjekt, ať můžete hned vystavovat. Další přidáte kdykoliv.
Přidělte role týmu
Recepci dejte přístup k pobytům, účetní k dokladům. Každý vidí jen své — bez rizika a zmatků.
Evidence plateb u pobytu
Každý pobyt má v záložce Položky vlastní přehled plateb: zálohy, doplatky i vratky s datem, metodou (převod, karta, hotovost), variabilním symbolem a poznámkou. Platby kartou přes platební bránu se zapisují automaticky. Nad seznamem vidíte předpis, kolik je zaplaceno a kolik zbývá uhradit — včetně případného přeplatku. Každý pobyt má vlastní variabilní symbol, který se propisuje do QR platby i faktury, takže bankovní platby lze párovat automaticky. U vyúčtování nastavíte splatnost; nezaplacené pobyty po splatnosti najdete v přehledu „Pohledávky (dlužníci)" na stránce Fakturace, odkud jde k faktuře odeslat upomínka. Máte-li propojenou fakturaci, platby spárované z bankovního výpisu se k pobytu doplní samy a vratku lze vystavit jako dobropis.
Časté otázky
Vyzkoušejte Pobytník zdarma
Měsíc zdarma, bez kreditky. Zrušení kdykoliv.
Předpis plateb: záloha a doplatek samy
Místo ručního hlídání záloh si u objektu zapnete pravidla a Pobytník naplánuje platby za vás.
1 · Pravidla u objektu
V nastavení objektu v sekci Předpis plateb zapnete generování a určíte podíl zálohy a splatnosti (např. 50 % do 7 dní, doplatek 10 dní před příjezdem).
2 · Předpis vznikne sám
U každé nové potvrzené rezervace se vytvoří rozpis: záloha a doplatek s částkou a splatností. U starších pobytů ho vygenerujete tlačítkem na kartě pobytu.
3 · Výzva k platbě
Jedním klikem vystavíte k položce výzvu (proformu) s variabilním symbolem — žádný daňový doklad předem, bezpečné i pro neplátce. Daňový doklad k uhrazené záloze vznikne automaticky.
4 · Úhrada se propíše
Po zaplacení se stav sám změní na Zaplaceno u pobytu i hostovi. Do e-mailu před příjezdem patří proměnné částky a splatnosti doplatku.