bolt Návod

Automatické úkoly: co si nemusíte pamatovat

Postýlka pro rodinu, která přijede zítra. Úklid pokoje po odjezdu. Klíče připravené před příjezdem. Řekněte to Pobytníku jednou jako pravidlo a karta s úkolem se objeví na Tabuli sama — ve správný čas, s termínem, a když se pobyt stornuje, zase sama zmizí.

Na této stránce
  1. 1. Jak to funguje
  2. 2. Založení pravidla krok za krokem
  3. 3. Hotové příklady
  4. 4. Co se stane, když…
  5. 5. Časté otázky
Postup

Jak automatické úkoly fungují

rule

Jednou napíšete pravidlo

V Úkolech (Tabule) klikněte na Automatika a založte pravidlo: co se má udělat, kdy se má úkol otevřít a dokdy má být hotový. Trvá to minutu.

schedule

Karta přijde ve správný čas

Pobytník každých 15 minut projde pobyty, které pravidlu odpovídají, a v čas otevření založí kartu do sloupce Přišlo. Dřív vás neobtěžuje.

task_alt

Splníte ji fajfkou

Automatická karta má ikonu blesku a štítek, čí to je. Zavřete ji jako každý jiný úkol — a už se nikdy nevrátí.

auto_delete

Když důvod pomine, zmizí

Storno pobytu, odřeknutá služba, vypnuté pravidlo — karta se zavře sama s poznámkou. Posun termínu ji jen přesune.

Automatické úkoly bydlí na stejné Tabuli jako všechno ostatní: úkoly z e-mailů, nálezy asistentky i to, co si zapíšete sami. Nemusíte se učit nový systém. Kromě toho je najdete i v kartě pobytu — když v recepci kliknete na pobyt, v sekci Úkoly k pobytu vidíte všechny úkoly, které se ho týkají, a můžete tam rovnou přidat další ručně.

Krok za krokem

Založení pravidla

Otevřete Úkoly v levém menu (Tabule) a vpravo nahoře klikněte na Automatika. Na stránce s pravidly klikněte na Nové pravidlo. Formulář má společnou část a část, která se mění podle toho, kdy se má úkol spouštět.

Společná část

  1. Co se má udělat — název úkolu, tak jak ho chcete vidět na kartě. Můžete do něj vložit údaje o pobytu, viz proměnné níže. Například „Připravit dětskou postýlku pro {guest} ({room})“.
  2. Kdy — jeden ze tří spouštěčů: Každý příjezd (úkol vznikne ke každému pobytu, který projde filtry), Objednaná služba (jen k pobytům, u kterých je vybraná služba), nebo Opakovaně (úkol nesouvisí s pobytem — každý den, týden nebo měsíc).
  3. Další krok / poznámka — nepovinné. Text, který se zobrazí pod názvem karty. Hodí se pro věci, které nový kolega nemusí vědět: „Postýlka je ve skladu vlevo, potřebuje prostěradlo 60×120.“
  4. Kdo to řeší — role, která se ukáže na kartě jako štítek: recepce a provoz, majitel, nebo účetní. Je to jen označení, ne přiřazení konkrétnímu člověku.

Úkoly k pobytu (Každý příjezd, Objednaná služba)

  1. Které služby úkol spustí — jen u spouštěče Objednaná služba. Vyberte jednu nebo víc služeb ze svého ceníku (Nastavení → Služby). Bez vybrané služby pravidlo uložit nejde, aby se omylem nespustilo u všech pobytů.
  2. Počítat od — příjezdu (14:00) nebo odjezdu (10:00). Úklid po hostech počítejte od odjezdu, přípravu před hosty od příjezdu.
  3. Otevřít úkol — za kolik hodin od té chvíle se má karta objevit. Záporné číslo znamená před: −24 je den předem, −48 dva dny předem. Nula je přesně v čas příjezdu nebo odjezdu.
  4. Hotovo do — dokdy má být úkol vyřešený, opět v hodinách. Z toho vznikne termín na kartě. Termín nikdy nebude dřív než otevření.
  5. Jen pro pokoje — nepovinné. Když nic nevyberete, platí pravidlo pro všechny pokoje. Klikněte na ty, kterých se má týkat.
  6. Nejméně osob / Nejméně nocí / Jen se stravou — nepovinné filtry. „Nejméně 6 osob“ založí úkol jen u větších skupin, „Jen se stravou: snídaně“ jen u pobytů se snídaní. Osoby se počítají dospělí i děti dohromady.

Opakované úkoly

  1. Jak často — každý den, každý týden, nebo každý měsíc.
  2. Den v týdnu / Den v měsíci — u týdenních a měsíčních. Když zadáte 31. a měsíc má jen 30 dní, úkol se založí poslední den měsíce.
  3. Otevřít v — v kolik hodin se má karta objevit.
  4. Hotovo do — u denních úkolů hodina, u týdenních a měsíčních počet dní od otevření. „Otevřít 1. v měsíci, hotovo do 3 dní“ znamená termín 4. den.

Po uložení Pobytník hned zkontroluje pobyty a řekne vám, kolik úkolů přibylo. Když nic, znamená to jen, že zatím žádný pobyt není v okně otevření — karty přijdou, až nastane jejich čas.

Proměnné v názvu a poznámce

Do názvu úkolu i do poznámky můžete napsat značky ve složených závorkách. Pobytník je při založení karty nahradí údaji z konkrétního pobytu:

  • {guest} — jméno hlavního hosta (když chybí, kód rezervace)
  • {room} — název pokoje
  • {guests} — počet osob včetně dětí
  • {nights} — počet nocí
  • {checkIn} a {checkOut} — datum příjezdu a odjezdu
  • {ref} — kód rezervace
Příklady

Pět pravidel, se kterými se vyplatí začít

Klíče před příjezdem

Každý příjezd · počítat od příjezdu · otevřít −24 h · hotovo 0 h · recepce. Název: „Připravit klíče pro {guest} ({room})“. Karta přijde den předem ve 14:00 a má termín v čas příjezdu.

Dětská postýlka

Objednaná služba: Dětská postýlka · od příjezdu · otevřít −48 h · hotovo −2 h · provoz. Název: „Postýlka na {room} pro {guest}, {guests} os.“ Karta vznikne, jen když si host postýlku opravdu objednal.

Úklid po odjezdu

Každý příjezd · počítat od odjezdu · otevřít 0 h · hotovo +4 h · provoz. Název: „Úklid {room} po {guest}“. V 10:00 v den odjezdu se objeví karta s termínem do 14:00.

Snídaně pro skupinu

Každý příjezd · jen se stravou: snídaně · nejméně 6 osob · od příjezdu · otevřít −20 h · hotovo −14 h. Název: „Objednat pečivo — {guest}, {guests} os., {nights} nocí“. Kuchyně ví den předem, kolik lidí ráno přijde.

Pondělní doplnění baru

Opakovaně · každý týden · pondělí · otevřít 7:00 · hotovo do 0 dní. Název: „Doplnit samoobslužný bar“. Každé pondělí ráno nová karta, termín tentýž den.

Podklady pro účetní

Opakovaně · každý měsíc · 1. den · otevřít 6:00 · hotovo do 3 dní · účetní. Název: „Poslat doklady za minulý měsíc účetní“. Prvního v měsíci karta, termín 4.

Pravidla chování

Co se stane, když…

  • …se pobyt stornuje nebo skončí jako no-show. Otevřená karta se zavře sama a dostane poznámku „důvod pominul“. Splněné karty zůstávají v historii.
  • …host službu odřekne. U pravidel na objednanou službu se karta zavře. Když službu objedná znovu, karta se otevře znovu — pokud jste tu původní mezitím nesplnili.
  • …se pobyt posune na jiný termín. Termín na kartě se posune s ním. Karta zůstane ta samá, včetně poznámek, které jste si k ní napsali.
  • …kartu odškrtnete. Je splněná napořád. Pobytník ji nikdy neotevře znovu, i kdyby pobyt dál pravidlu odpovídal.
  • …pravidlo pozastavíte. Nové karty nevznikají, otevřené zůstávají. Hodí se přes sezónu, kdy třeba postýlky nenabízíte.
  • …pravidlo smažete. Otevřené karty z něj se zavřou, splněné zůstanou v historii.
  • …jde o blokaci nebo soukromý pobyt. Blokace (údržba, iCal) úkoly nikdy nezakládají — nejsou to hosté.
  • …Pobytník několik hodin neběží. Po naběhnutí doplní karty, které mezitím měly vzniknout. U opakovaných úkolů doplní jen ty, jejichž termín vypršel nejvýše před týdnem, u pobytů nejvýše před dnem — starší nikdo dohánět nechce.
Časté otázky

Na co se ptáte nejčastěji

Musím kvůli automatickým úkolům něco zapínat?

Ne. Automatika je vypnutá, dokud nezaložíte první pravidlo. Bez pravidel se na Tabuli nic nového neobjeví. Ruční úkoly k pobytu můžete přidávat vždy, i bez jediného pravidla.

Kdy se karta objeví? Hned po rezervaci?

Ne, až v čas otevření, který jste v pravidle nastavili — třeba 24 hodin před příjezdem. Do té doby na Tabuli nepřekáží. Pobytník to kontroluje každých 15 minut a také pokaždé, když Tabuli otevřete, takže karta přijde nejpozději čtvrt hodiny po svém čase.

Od jaké hodiny se počítá „před příjezdem“ a „po odjezdu“?

Příjezd se počítá od 14:00 a odjezd od 10:00 (český čas). „24 hodin před příjezdem“ tedy znamená ve 14:00 předchozího dne, „4 hodiny po odjezdu“ znamená ve 14:00 v den odjezdu.

Co když se pobyt stornuje nebo host službu odřekne?

Karta se zavře sama a dostane poznámku, proč. Nemusíte ji hledat a mazat. Když se termín pobytu posune, posune se i termín úkolu — karta zůstane ta samá, včetně toho, co jste si k ní zapsali.

Odškrtl jsem úkol a on se zase objevil. Proč?

To se u automatických úkolů nestane. Jakmile kartu odškrtnete, je splněná a Pobytník ji už nikdy znovu neotevře — na rozdíl od nálezů asistentky, které se vracejí, dokud trvá jejich příčina.

Založil jsem pravidlo dnes. Dostanu úkoly i k hostům, kteří přijeli minulý týden?

Ne. Pravidlo se dívá dopředu. Zpětně založí úkol jen tam, kde termín vypršel maximálně před jedním dnem, aby vám neutekl host, který přijel včera večer. Starší pobyty nechá být — nikdo nechce v pondělí dohánět úkoly z minulého měsíce.

Můžu úkol přiřadit konkrétnímu člověku?

Zatím jen roli (recepce a provoz, majitel, účetní). Role se zobrazí na kartě jako štítek, aby bylo na první pohled vidět, čí to je. Přiřazení konkrétní osobě zatím není — u sdílených účtů recepce by stejně nedávalo smysl.

Jaký je rozdíl mezi pozastavením a smazáním pravidla?

Pozastavené pravidlo nezakládá nové úkoly, ale ty už otevřené zůstanou, dokud je nesplníte. Smazané pravidlo své otevřené úkoly zavře. Splněné úkoly zůstanou v historii v obou případech.